Quelle formation pour accélérer l'adoption d'un outil marketing ?

Plus qu'une formation basique, l'apprentissage d'un nouvel outil doit permettre à vos équipes de poursuivre leurs missions actuelles avec aisance et d'explorer les nouvelles opportunités offertes par l'outil. Il faut accélérer l’appropriation de l’outil en articulant la formation avec d’autres actions de conduite du changement et avec une pratique régulière.

6 points importants pour la formation à un nouvel outil marketing

Comprendre la logique de l'outil. Ne pas négliger la compréhension générale, presque théorique de l’outil. Sans être trop technique il faut permettre à chacun de comprendre les grands concepts qui organisent les données, les fonctionnalités de l’outil et leur traduction dans l’interface utilisateur. Tous doivent comprendre la logique de l’outil. La direction et les référents doivent bien comprendre ses points forts et ses limites. 

Maîtriser le savoir-faire de base. Pour réaliser facilement avec le nouvel outil ce que l'on savait très bien faire sans lui, il faut acquérir un minimum de bases. Il convient de mettre en avant auprès du collaborateur les avantages à réaliser ces tâches sur l’outil. Pour être efficace, on réalise une documentation précise, pas à pas, très opérationnelle et spécifique à votre activité. Quelques exemples : comment réaliser un ciblage ? Comment personnaliser un message ? Comment tester un message ? Comment planifier un message ? La clé d'une formation réussie est d'être concrète, de rendre tout le monde autonome et « auto apprenant »... et d'être rassurante.

Connaître ses données. Les utilisateurs de l'outil ne sont pas forcément de grands connaisseurs de vos données métiers. Or, il est probable que leur responsabilité soit élargie à ce secteur et qu'ils doivent monter en compétence sur ce sujet. Ce point peut éventuellement être traité comme un complément du programme de formation: un dictionnaire des données et de leur organisation doit être diffusé. Un échange avec les experts des données doit avoir lieu, sur une base régulière au démarrage afin que les questions puissent être posées et les besoins d’enrichissement identifiés. Par exemple un utilisateur, qui n'est pas data scientiste, peut avoir besoin de données plus agrégées et synthétiques.

Anticiper les besoins futurs. Il faut également prévoir des mécanismes de remonter des besoins d’évolutions et de traitement des incidents. En particulier , il est nécessaire d'identifier les besoins en « capabilité » et en « templates » pour reprendre des termes anglais. Ce travail est l’occasion d’impliquer toute l’équipe, de mettre en valeur son savoir-faire et les spécificités de son travail. Il peut commencer avant la formation et se poursuivre en parallèle. 

Accompagner les équipes à long terme. La formation ne doit pas être nécessairement dispensée en une seule fois. Au contraire, il peut être intéressant de progresser plus lentement, d'articuler formation et accompagnement opérationnel sur les missions de chacun. Cela est moins pesant, facilite l’assimilation et permet d’aller plus au cœur des outils. Une autre astuce consiste à ne pas être trop linéaire mais à progresser en parallèle sur plusieurs savoir-faire : par exemple, ciblage d’une part, personnalisation et intégration des messages d’autre part. De cette manière l’accompagnement opérationnel sera plus immédiatement profitable puisque par nature il va mobiliser l’ensemble des savoir-faire.

Produire une documentation indispensable. Même si la documentation ne répond pas à tous les besoins, il faut investir du temps dans sa production et veiller également à ce que l’aide en ligne de l’éditeur soit connue et utilisée. Les temps de formation et l’accompagnement opérationnel qui la complète nécessairement doivent être l’occasion de faire du recours à la documentation un réflexe partagé.

Un dernier mot en conclusion : Si la maîtrise des savoir-faire de base est au cœur de la formation en marketing, il faut également veiller à susciter un intérêt pour les nouvelles possibilités offertes par l’outil et exiger dès le départ que des opérations qui n’auraient pas pu être envisagées auparavant soient mises en place. C’est un acte fort de management qui vous permet d’indiquer la direction, de donner du sens et de motiver les équipes.